Hai mai misurato l’inefficienza della posta elettronica?
Dato che io non sono un fine specialista ti suggerisco di farlo in modo grossolano semplicemente contando il tempo che impieghi a scrivere messaggi, rispondere a quelli che ricevi, stampare e archiviare, ecc.
Ti suggerisco anche di misurare quante volte il contenuto di un messaggio si trasferisce da una parte all’altra: dalla mail al tuo sistema informatico, da lì ad un altro messaggio, e così via.
E gli errori? Non ne parliamo.
Avrai anche notato che “tutti” ti chiedono di scrivere le tue richieste nel loro sito internet.
Ti sei mai chiesto come mai?
E’ perché in questo modo si eliminano i messaggi di posta elettronica, si eliminano gli errori, si eliminano i messaggi di correzione, si eliminano i messaggi inviati a liste di distribuzione e gruppi, si elimina l’inefficienza.
Dal momento in cui tu inserisci una informazione, tra l’altro assumendotene la responsabilità, tutto diventa “automatico”: deve essere controllato, ma non deve essere riscritto, e tutte le persone che devono essere a conoscenza di quanto inserito nei sistemi, lo sono.
Hai contribuito all’efficienza del tuo interlocutore che, magari, ti ha mandato automaticamente una mail di conferma, contribuendo alla tua Inefficienza.
Forse, qualche volta, ti sei chiesto come diminuire i costi della tua azienda e hai pensato a tutto, dalla qualità della carta igienica alla diminuzione del personale.
Hai mai pensato di automatizzare i processi?
E’ efficace.
Non è difficile.
